Linggafiles: Pengendalian dan Pengawasan

Pengendalian

ü Pengertian

Pengendalian (Controlling) merupakan salah salah satu fungsi manajemen untuk proses pemantauan prestasi dan pengambilan tindakan guna menjamin hasil yang diharapkan.

ü Tujuan

Ø Menjamin bahwa semua tujuan dari setiap orang atau kelompok konsisten dengan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang.

Ø Membantu agar segala sesuatunya berjalan dengan baik, tepat waktu dan hasilnya konsisten dengan tujuan yang ditetapkan

ü Jenis Pengendalian

Pengendalian Internal

Ø Merupakan pengendalian untuk semua proses dalam internal organisasi

Pengendalian eksternal

Ø Merupakan proses pengendalian yang dilakukan dengan pihak luar ogranisasi seperti pemasok, supplier, pelanggan, pemerintah, investor dsb.

ü Proses Pengendalian Organisasi

Manajemen melalui penetapan :

Ø Strategi dan tujuan

Ø Kebijakan dan prosedur

Ø Seleksi dan Pelatihan

Ø Pemodelan penampilan (sistem /struktur organisasi sentralisasi /desentralisasi )

Ø Rancangan pekerjaan dan struktur kerja

Ø Norma dan budaya organisasi

Kompensasi dan Keuntungan

Ø Menarik karyawan berbakat dan mempertahankannya.

Ø Memotivasi karyawan untuk menggunakan usaha maksimum dalam pekerjaannya.

Ø Memberikan nilai dari kontribusi yang telah diberikan

Disiplin Pegawai

Ø Disiplin didefinisikan sebagai proses mempengaruhi perilaku atau mencoba untuk melibatkan orang secara lebih positif dan secara langsung terlibat dalam pengambilan keputusan untuk mengembangkan perilaku mereka.

ü Karakteristik dan Perancangan Pengendalian Efektif

Lingkungan Pengendalian ( Control Environment )

1) Sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut.

2) Filosofi manajemen : dilihat dari segi bentuk perusahaan apakah persekutuan seperti Firma dengan filosofi manajemen tunggal dan filosofi manajemen bersama untuk perseroan seperti PT dsb

3) Gaya operasi manajemen : manajemen yang progresif atau yang konservatif

4) Struktur organisasi : Centralisasi atau desentralisasi

2. Penilaian Resiko (Risk Assesment)

Melalui identifikasi resiko artinya suatu resiko yang telah di identifikasi dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya. Karena semua organisasi memiliki resiko, dalam kondisi apapun yang namanya resiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non profit) maupun non bisnis.

Prosedur Pengendalian (Control Procedure)

Ø Menetapkan Prosedur pengendalian untuk menstandarisasi proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya ketidakberesan dan kesalahan.

Ø Prosedur pengendalian meliputi hal-hal sebagai berikut:

1) Personil yang kompeten, mutasi tugas dan cuti wajib.

2) Pelimpahan tanggung jawab.

3) Pemisahan tanggung jawab untuk kegiatan terkait.

4) Pemisahan fungsi akuntansi, penyimpanan aset dan operasional.

4. Pemantauan (Monitoring)

Ø Pemantauan terhadap sistem pengendalian akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian.

Ø Pengendalian dapat di monitor dengan baik dengan cara :

a. Penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen.

b. Mengamati perilaku karyawan sebagai pelaksana proses

c. Melalui Auditor internal sebagai pihak yang bertanggung jawab atas pemantauan sistem pengendalian internal.

d. Melalui Auditor independen sebagai pihak yang melakukan penilaian atas pengendalian intern yang dilakukan oleh auditor internal atas hasil audit yang dilakukan

Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)

Ø Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan.

Ø Informasi ini meliputi informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen

Ø Manfaat informasi :

1. Pihak Internal Informasi ini dimanfaatkan untuk pedoman operasional dan menjamin ketaatan dan kesesuaian dengan standart dan aturan serta kebijakan yang berlaku pada perusahaan.

2. Pihak Eksternal Informasi juga diperlukan untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.

P E N G A W A S A N

ü Pengertian

Pengawasan adalah Proses dari keseluruhan pelaksanaan kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

ü Definisi :

Sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai.

ü Tipe-tipe Pengawasan

1. Pengawasan Pendahuluan ( steering controls )

Dirancang untuk mengantisipasi masalah - masalah atau penyimpangan - penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.

2. Pengawasan Concurrent

Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan, pengawasan ini sering disebut pengawasan “ YA - TIDAK “ Screening Control atau “ Berhenti terus “, dilakukan selama kegiatan berlangsung.

3. Pengawasan Umpan balik (Feedback Control )

Pengawasan umpan balik juga dikenal sebagai past-action Control, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.

ü Tahapan Dalam Proses Pengawasan

Tahap 1 à Penetapan standar

Sebagai suatu pengukuran yang dapat dipergunakan sebagai “ukuran” penilaian hasil-hasil.

Tahap 2 à Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Standar untuk mengukur kegiatan nyata, seperti berapa kali kegiatan harus diukur meliputi setiap jam, hari, minggu, dan bulan, format laporan tertulis yang dakan digunakan serta siapa yang akan terlibat dalam prose pegawasan tersebut seperti manajer, departemen dsb

Tahap 3 à Pengukuran pelaksanaan kegiatan

Ada beberapa cara yang digunakan :

1) Pengamatan ( Observasi )

2) Laporan-laporan, lisan maupun tertulis

3) Metoda Otomatis (dengan menggunakan sebuah tools atau aplikasi khusus dalam SIM)

4) Infeksi pengujian ( test )

Tahap 4 à Pembandingan pelaksanaan dengan standart dan analisa penyimpangan

Yaitu penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar ada yang tidak tercapai, hal ini penting untuk mengambil suatu keputusan.

Tahap 5 à Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan

Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standart mungkin dirubah, pelaksanaan di perbaiki, atau keduanya lakukan bersama.

ü Sifat - sifat pengawasan

Pengawasan harus bersifat “ Fact Finding “.
Pengawasan harus bersifat preventif.

Pengawasan diarahkan pada masa sekarang.
Pengawasan hanyalah sekedar alat untuk meningkatkan efisiensi dan pengawasan tidak boleh dipandang sebagai tujuan.
Pengawasan hanya sekedar alat administrasi dan manajemen, maka pelaksanaan pengawasan itu harus mempermudah tercapainya tujuan.
Proses pelaksanaan pengawasan harus efisien.
Pengawasan tidak dimaksudkan untuk menentukan siapa yang salah jika ada ketidakberesan, akan tetapi menemukan apa yang tidak betul.
Pengawasan harus bersifat membimbing agar para pelaksana meningkatkan kemampuannya untuk melakukan tugas yg ditentukan.

ü Metode- metode Pengawasan

Metoda pengawasan Non Kuantitatif

Ø Metoda pengawasan yang digunakan manajer di dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.

Ø Teknik yang dipergunakan adalah TEKNIK PENGAWASAN LANGSUNG.

Ø Yaitu : Apabila pimpinan organisasi mengadakan sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang berjalan.

Ø Contoh pengawasan metode langsung :

1) Pengamatan ( control by observation )

2) Inspeksi teratur dan langsung ( control by reguler and spot( Inspection )

3) Pelaporan lisan dan tulisan( control by report )

4) Evaluasi pelaksanaan

5) Diskusi antara manajer dan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan.

Ø Kelemahan Teknik Pengawasan langsung :

Karena banyak dan kompleknya tugas - tugas seorang pimpinan terutama dalam organisasi yang besar, sehingga para pimpinan tidak mungkin selalu dapat menjalankan pengawasan langsung.